"Och fungerar det inte, gör vi på något annat sätt" : en klinisk fallstudie av IT-relaterat förändringsarbete i småföretag

Sammanfattning: Småföretag har inte samma finansiella och personella resurser som stora företag och kan få svårt att genomföra önskade IT-relaterade förändringar. De företag som väljer att satsa för att uppnå sina visioner måste många gånger hitta andra lösningar för att nå framgång. Avhandlingen bygger på en åtta månader lång fallstudie i ett småföretag och identifierar kompensationer som ett sätt att lösa problemet. En kompensation är en ersättning för en förändring i ett informationssystem. Ett exempel på kompensation är att göra dubbelarbete istället för att integrera två informationssystem. Andra exempel är att införa regler för hur informationen skall användas och tolkas istället för att sätta restriktioner i informationssystemet, eller att ta fram en rapport ad hoc med en rapportgenerator istället för att låta externa experter utveckla rapporten direkt i verksamhetssystemet. Småföretagens korta planeringshorisont med intuitiva och erfarenhetsbaserade beslutsprocesser bildar en gynnsam miljö för att arbeta med kompensationer - det går snabbt att samla hela personalen och säga: ”nu gör vi så här istället”. Men, kompensationen kan också visa sig vara ett tveeggat svärd. I fallstudien visar sig kompensationerna många gånger bidra till negativa bieffekter när de väl används. Exempel på negativa bieffekter är merarbete, stress, ökad osäkerhet och tekniska problem. Fyra risker med att arbeta med kompensationer har identifierats. Resursberoendet: om kompensationen leder till att arbetsbördan ökar, är risken stor att personerna får mindre tid att delta i förändringsarbetet Illusionen: om kompensationen ger sken av att lösningen fungerar i praktiken, är risken stor att ledningens fokus flyttas till andra mer akuta projekt trots att viktiga problem kvarstår. Den tekniska skulden: när tekniska problem inte åtgärdas ordentligt, utan hanteras med kompensationer, ackumuleras problemen till en ”teknisk skuld”. Skulden växer i takt med att nya förändringar genomförs och den tekniska infrastrukturen blir mer och mer komplex. På sikt blir det både svårt och dyrbart att åtgärda problemen. Legitimeringen: om arbetet med kompensationer anses ”fungera i praktiken” kan det bli legitimt att inte lösa problem ordentligt. Det bidrar till att företaget inte utvecklar viktiga kompetenser som till exempel användning av formella metoder, beställarkompetens och förmågan att samarbeta med externa experter. Kompensationer är en viktig del i småföretagets arbete med IT-relaterade förändringar och kan inte undvikas. Tidigare forskning har dock inte tagit hänsyn till hur kompensationer påverkar förändringsarbetets framgång. Dessa studier har identifierat framgångsfaktorer som användarinvolvering, VD:s stöd, samarbetet med externa experter och användningen av formella metoder. Den här studien visar på att kompensationerna kan påverka framgångsfaktorerna negativt via de fyra riskerna, exempelvis genom att tiden för användarinvolvering minskar, VD:s fokus förskjuts samt att relationerna med externa experter aldrig utvecklas. Implikationen är att kompensationerna måste hanteras medvetet därför att de får konsekvenser som kan vara svåra att förutse intuitivt. Dessa konsekvenser kan bidra till att förutsättningarna för framtida förändringar försämras. Det är därför viktigt att överväga vad som lönar sig mest för att uppnå en varaktig framgång: att tillsätta resurser för att göra de nödvändiga förändringarna i informationssystemen, att sänka ambitionsnivån eller att hitta smarta kompensationer. För småföretag som vill förbättra sättet att bedriva förändringsarbete blir konsekvensen att det inte räcker att ta hänsyn till traditionella framgångsfaktorer. De småföretag som verkligen vill få bättre effekter måste också ifrågasätta hur det egna, invanda sättet att arbeta med IT-relaterad förändring påverkar möjligheterna att genomföra både aktuella och framtida förändringarna.