The Role of Enterprise Architecture in Local eGovernment Adoption

Sammanfattning: eFörvaltning ses som ett medel för att göra kommunalt förvaltningsarbete mer effektivt och interoperabelt. Dock begränsas kommuner av oförmåga att uppnå det vilket försvårar genomförandet av deras uppdrag. En orsak till varför införandet av eFörvaltning inte ger de systematiska fördelar som efterfrågas beror på att införandet av informations och kommunikations teknologier (IKT) inte är tillräckligt. Förändringen som krävs kan inte ske över en natt utan är en gradvis förändring över tid som även kräver nya sätt att arbeta på. Kommuner behöver hantera sin eFörvaltningsutveckling på ett mer strukturerat sätt för att öka möjligheterna att förverkliga de fördelarna som sägs kunna erhållas. Enterprise Architecture (EA) har på senare tid kommit att ses som en möjlig lösning för att komma tillrätta med denna problematik. Genom att arbeta mot en EA skapas möjligheten att brygga IKT system med affärsprocesser och därigenom leda till effektivitet och interoperabilitet. Dock är EA inom offentlig sektor ifrågasatt. Forskare menar att EA saknar tydlig definierad omfattning och begreppsvärld, vilket gör användningen av EA inom förvaltningsarbete svår. De omfattande logiska EA ramverk som finns idag saknar innehåll som är specifikt relaterade till offentlig sektor. Vari det blir problematiskt att arbeta mot en EA inom offentlig sektor.Denna licentiatavhandling lägger följande forskningsfråga: ”Vilken roll har EA för införandet av eFörvaltning inom Svenska kommuner?” Samt följande underfrågor ”Vilka förutsättningar finns för att använda EA vid eFörvaltningsutveckling?” ”Vad har Örebro kommun uppnått genom att arbete mot en EA i deras eFörvaltningsutveckling?” Och ”Vilka problem har Örebro kommun upplevt av att arbeta mot en EA vid eFörvaltningsutvecklingen?”. En longitudinell fallstudie av ett eFörvaltningsutvecklingsprojekt i Örebrokommun genomfördes mellan 2007 och 2009 med syfte att utröna dessa frågor och för att skapa insikt om EAs roll för eFörvaltningsutveckling. Förutsättningar, resultat och upplevda problem vid eFörvaltningsutvecklingen studerades. I anslutning till detta empiriska arbete genomfördes även en jämförandestudie av eFörvaltningsmål såsom de anges i officiella statliga dokument inom så väl Sverige som i EU gentemot förmodade fördelarna med EA som diskuteras i samtida EA-litteratur.Studien visar att EA som fenomen ses som en förutsättning för att lyckas med eFörvaltning. 7 viktiga aspekter gällande förutsättningen för att lyckas med kommuners eFörvaltningsutveckling identifierades: Skillnaden mellan administrativa och politiska ansvaret, Politiskt mandat, Politisk timing, Resursfördelning, Samordning under NPM, Leverantörsberoende, Val av standard och bäst praxis. För att förbättra möjligheten att röna framgång i eFörvaltningsutveckling behöver dessa aspekter aktualiseras och hanteras. New Public Management (NPM) som styrmodell utgör ett strukturellt hinder för eFörvaltningsutveckling som förhindrar en mer explicit användning av EA-ramverk, vilket påverkar möjligheten att uppnå uppsatta mål negativt. Trots den strukturella problematik som föreligger, kan stöd erhållas genom att arbeta utifrån ett ”EA-tänk”. Ett ”EAtänk” kan här ses som ett medel för att påbörja förändringen mot en EA utan att för den delen explicit använda sig av ett EA-ramverk, eller -metod. Dock är det viktigt skapa en förståelse för att ”EA-tänk” som fenomen i sin tur ger upphov till strukturer och således kan leda till problem som även de måste hanteras för att eFörvaltningsutveckling skall lyckas. eFörvaltning, NPM och ett ”EA-tänk” skapar en strukturell triad där olika strukturella egenskaper i vissa fall sammanfaller med varandra vari de kan stödja kommuner i dess arbete och således bidra till positiv utveckling. Medan det i andra fall leder till negativ utveckling där administrationen upplever problem att ta till sig av de rekommendationer eFörvaltningsprojektet kan tänkas ge till organisationen som helhet. Paradoxalt nog skapar denna strukturella triad en situation där kommuner måste arbete runt sig själv för att komma framåt. Normer och befintliga strukturer i kommuner förhindrar effektiv samarbete både internt mellan olika förvaltningar och externt gentemot andra kommuner och landsting vilket leder till fragmentariska framsteg mot projektmålen och i slutänden även kommunens övergripande mål gällande eFörvaltningsutveckling. Givet de i många fall motstridiga strukturella egenskaper som finns mellan NPM och eFörvaltning innebär att det initiala arbetet mot EA i eFörvaltningsutveckling är ett ytterst komplext fenomen. För att öka möjligheten att eFörvaltningsutvecklingen blir lyckad krävs det att kommuner känner till och hantera den negativa inverkan NPM har på eFörvaltningsutveckling. Samtidigt behöver de känna till och hanterar problematiken som uppstår av att arbeta mot en EA genom ett ”EA-tänk”, Samt att som studien visat, EA ger inget stöd för mer politiseras mål, vari kommuner behöver annat sätt och andra strategier för sådant arbete. Detta är viktigt att beakta, speciellt med tanke på att mer politiserade mål i mångt och mycket är de mål som kommer premieras av politiker. Av just den enkla orsaken att politiker inte blir omvalda på grund av “effektiva IKT integrerade interna processer” utan blir omvalda utifrån förbättringar som är synliga och som gagnar medborgare positivt.Avhandlingen bidrar till forsknings genom att öka förståelse för och behovet av att hantera både positiva och negativa faktorer som påverkar möjligheten att lyckas med eFörvaltningsutveckling inom kommunalt arbete. Vilket inkluderar de 7 identifierade kritiska faktorer måste aktualiseras och hanteras för att öka möjligheten att lyckas. Den negativa effekt NPM har på eFörvaltningsutveckling och hur ett ”EA-tänk” kan leda till positiv utveckling, även om det som denna studie visat inte kan bidra till mer politiserade mål. Vad gäller denna licentiatavhandlings bidrag till praktiken så bidrar den med att belysa den problematiska situation som föreligger av att institutionaliserade strukturer i många fall verkar som ett hinder mot förändring. Studien möjliggör även till att kommuner kan skapa en förståelse för sin egna eFörvaltningsutveckling och möjligtvis kan verka för att inte uppleva samma problematik som identifierats i Örebros eFörvaltningsutveckling samt visa på hur en kommun kan arbeta för att hantera den problematik som inte kan förhindras alternativ som uppstår trots denna kunskap.