Videomötesteknik i olika affärssituationer : möjligheter och hinder

Sammanfattning:

Användning av informationsteknik (IT) kan skapa ett geografiskt och tidsmässigt oberoende. Det är inte längre nödvändigt att man befinner sig på en viss plats för att arbeta tillsammans med andra människor. Datorstöd i form av groupware och videomötessystem gör att man kan befinna sig var som helst och ändå stå i nära kontakt med dem man arbetar tillsammans med. I denna rapport studeras videomötesteknik i olika affärssituationer. Syftet har varit att identifiera möjligheter och hinder för införande och användande.Sju fallstudier har genomförts i företag i Jönköpings län. Dessa företag har under perioden introducerat videomötesteknik. Företagen har valts bland mindre och medelstora företag, vilka främst har använt videomötestekniken för produktutveckling, d v s videoutrustningen har använts som ett arbetsredskap för samarbete i lokalmässigt skilda grupper. Datainsamlingen har skett med hjälp av kvalitativa intervjuer med sådana personer i de sju företagen som har erfarenhet av tekniken. Det empiriska materialet har sedan ananlyserats med hjälp av en modifierad form av ”grounded theory”.I undersökningen konstateras att intresset för att använda videomöten som komplement till möten ”ansikte mot ansikte” är mycket stort. Motiven är kortare ledtider samt ökad kundtillfredställelse genom den högre kvalitet på kundkontakter man vinner genom möjligheter till tätare kontakt. Däremot kan inte videomöten ersätta möten ”ansikte mot ansikte”. Tre mötestyper har identifierats:Personlig kontakt (uppbyggnad av sociala relationer)InformationsöverföringFysisk kontakt (man måste vrida och vända och känna på produkten)

Vid typ 1 och 3 är det inte lämpligt med videomöte.Undersökningen visar också att det är svårighter förknippat med införande av videomötesteknik. Det krävs mycket energi och motivation för att komma igång. Antalet sålda system har ännu inte nått ”kritisk massa”. Det är fortfarande, trots ett omfattande standardiseringsarbete, inte självklart att kunna kommunicera mellan system av olika märken, och tekniken upplevs i somliga fall som instabil. Tekniken är ännu så pass ny för dessa företag att man provar sig fram. Det har inte kunnat identifieras några fall av planerad förändring av arbetsprocesser, utan de förändringar som skett har varit ad hoc. Har man emellertid skaffat utrustning, kommer det fram många bra idéer om tillämpningar som skulle kunna användas, om det fanns flera motparter att kommunicera med. Videomöten är ingen tvingande teknik. Vid stress faller man lätt tillbaka i gammalt beteende, d v s använder telefon eller fax.