Den kommunikativa utmaningen : en studie av kommunikationen mellan chef och medarbetare i en modern organisation

Sammanfattning: Popular Abstract in Swedish Chefer ägnar större delen av sin arbetstid – ca 80 procent - till att kommunicera med andra människor. Kommunikation har alltid haft en central roll i ledarskapet, men i dagens organisationer har kommunikationen blivit ännu viktigare och också svårare. Strävan efter delaktighet, delegering, arbete i nätverk och tvärfunktionella team innebär att kommunikationen mellan chef och medarbetare måste ändra karaktär från enkelriktad ordergivning till dialog och meningsskapande. Med andra ord rymmer den moderna organisationen en kommunikativ utmaning. Men har denna utmaning antagits? Vad har chefer och medarbetare för syn på kommunikation? Hur kan ledarskapets kommunikativa praktiker beskrivas och förstås? Vilka är de organisatoriska villkoren för kommunikationen mellan chef och medarbetare? Dessa frågor står i centrum för den här avhandlingen. Avhandlingen baseras på en kvalitativ undersökning inom en av Volvo Personvagnars utvecklingsenheter. I mitt arbete har jag använt mig av flera olika metoder: intervjuer, observationer (av främst möten) och analys av olika dokument (t.ex. företagsfilosofi, policydokument och personaltidningar). Den studerade utvecklingsenheten har en avancerad matrisorganisation där de flesta medarbetare har två chefer, en linjechef och en projektledare, vilket skapar en tämligen komplex situation. Intervjuerna visar att både chefer och medarbetare tycker att kommunikation är mycket viktigt. Trots detta tycks de ofta försumma eller missförstå de kommunikativa aspekterna av sina respektive roller. Varken chefer eller medarbetare reflekterar särskilt mycket över om de har något kommunikationsansvar, och vad det i så fall innebär. Vidare ses kommunikation främst som teknisk överföring av information, och därmed vidtar man huvudsakligen tekniska eller strukturella åtgärder för att förbättra kommunikationen. Frågor som rör hur informationen tolkas och används ges inte någon större uppmärksamhet. Mötesobservationerna visar att de studerade cheferna inte agerar uttolkare eller meningsskapare i någon större utsträckning utan ”bara” informationsspridare. Chefernas information är nämligen relativt kontext- och färglös. Att den är kontextlös innebär att informationen inte sätts in i något vidare sammanhang, vilket i sin tur betyder att den meningsskapande pendlingen mellan del och helhet saknas. Med färglös menar jag att de observerade cheferna inte arbetar särskilt mycket med den språkliga utformningen av sina budskap. Huvuddelen av de observerade mötena ägnades åt envägskommunikation från chefens sida. Det förekommer inslag av genuin dialog, men merparten av tvåvägskommunikationen kan bäst beskrivas som en ganska ytlig form av dialog. Den tvåvägskommunikation som sker tar sin utgångspunkt i chefens eller ledningens budskap. Medarbetarnas inlägg och kommentarer utgör således främst en respons på eller spegling av det som chefen säger. Med andra ord följer mötena huvudsakligen en traditionell, hierarkisk struktur. I avhandlingen presenteras också en typologi av olika sorters kommunikativt ledarskap som kan bidra till att belysa problem och möjligheter i kommunikationen mellan chef och medarbetare. Som en röd tråd genom större delen av avhandlingen löper dessutom en diskussion om hur den komplexa strukturen påverkar kommunikationen mellan chef och medarbetare. En av slutsatserna är att viktiga kommunikationsuppgifter tenderar att hamna mellan olika ledares stolar.