Epostens roll i organisationen en studie om att använda eller inte använda epost

Sammanfattning: Epost har utvecklats till att bli ett verktyg för kommunikation och information som idag tas för givet, såväl i privat- som arbetslivet. Nya möjligheter för samarbete bortom tids- och rumsgränserna har vuxit fram genom att eposten har blivit ett självklart arbetsredskap inom organisationerna och mellan organisationerna och deras intressenter. Detta trots olika rapporter om epostrelaterade problem som till exempel spam, flaming, virus, informationsöverflöd och bristande kunskaper om hur epost kan användas.Trots att en ny generation av elektroniska program för kommunikation idag finns tillgängliga är epost den applikation som individerna väljer i allt större utsträckning för sin dagliga kommunikation. Enligt flera rapporter är epost den vanligaste användningen av Internet och den som växer snabbast (se bland andra Heide2002 och Levitt & Mahovald 2002). Genom den snabba tillväxten av epost som arbetsverktyg är det viktigt att studera de negativa effekter som kan bli följden av den ökande epostanvändningen.Systemen för epost har flera fördelar men vissa av fördelarna kan också vändastill nackdelar. Snabbheten och enkelheten kan till exempel utgöra ett alltför lågt hinder och innebära att ett epostmeddelande skickas ut som borde ha distribuerats genom ett annat medium eller inte alls borde ha skickats.Syftet med denna studie var att undersöka vilken roll eposten kan ha inom en organisation och försöka identifiera vad det är som gör att epost ibland kan vara olämpligt att använda. Studien fokuserar chefers användning av epost. Arbetets bidrag består i att diskutera olämplig epostanvändning i ett teoretiskt – praktiskt perspektiv. Den teoretiska grunden utgörs av bidrag från olika vetenskapliga discipliner som Computer-mediated communication (Sproull & Kiesler 1995), kommunikationsteori (Burgoon, Hunsaker & Dawson 1994) och känslornas roll i epostkommunikation (Burleson & Planalp 2000). Teorierna utgjorde grunden för den fallstudie som genomfördes.Resultatet av studien visar att det kan vara olämpligt att använda epost närinnehållet är av känslig natur genom att den påverkar en individs integritet i något avseende. För att förstå när detta är fallet är det viktigt att ha en känsla för och kunskap om hur människor kan tolka ett epostmeddelande. Detta kan uppnås genom att feedback och feed forward blir en naturlig del i den interna kommunikationen. Ytterligare en faktor som kan medverka till en ökad förståelse för hur människor reagerar och vilka reaktioner som kan uppstå, är att utveckla en gemensam förståelse i organisationen för dessa frågor genom en diskussion om tillämpad etik. Kunskap, inlevelseförmåga och etisk kompetens kan hjälpa chefer att använda olika strategier för att informera och kommunicera med sina medarbetare.