Motivation och metoder. Två ingredienser i förbättringsarbete enligt Ständiga Förbättringar - Kaizen

Sammanfattning: Smågruppsverksamhet och ett systematiskt användande av förbättringsverktyg brukar räknas till förutsättningarna för en varaktig förbättringsprocess. Det räcker emellertid inte med att bilda grupper och utbilda i förbättringsverktyg, det måste finnas en motivation hos medarbetarna att vara aktivt delaktiga i förbättringsarbetet. I denna avhandling presenteras en studie där medlemmar i förbättringsgrupper själva besvarat frågan om vad de upplever som motiverande och vilka fördelar de ser med grupparbete. I avhandlingen presenteras en studie där drygt 1000 medarbetare i 133 grupper från 22 företag besvarat frågan om vad de upplever som motiverande i ett förbättringsarbete. Studien har pågått under åren 1996 till 2004. Frågan har besvarats i samband med att företagen påbörjat en etablering av Ständiga Förbättringar. Ständiga Förbättringar är ett återupplivande av synpunkten att allas delaktighet och initiativförmåga är viktiga för att åstadkomma förändringar till det bättre och kan i mycket sägas ha gått vägen över den japanska kvalitets- och produktivitetsrörelsen, ofta under begreppet Kaizen. Många av förbättringsmetoderna har sitt ursprung i Toyotas produktionssystem. Det behövs inte bara metoder för att strukturera och kommunicera förbättringsarbetet utan det behövs framför allt en motivation hos medarbetarna att åstadkomma förbättringar och att samarbeta i grupper. Det måste också finnas en genuin vilja att använda metoder och att genomföra förbättringar. Det är detta som är den främsta frågeställningen i den aktuella studien. Frågan formulerades: Vilka motiverande faktorer ser ni i samband med etablering av Ständiga Förbättringar? En annan fråga var vilka fördelar man såg med att genomföra förbättringsarbetet i grupp. Frågorna besvarades i samband med att man just påbörjat en utbildning/träning i förbättringsarbetet. Man visste alltså vad Ständiga Förbättringar innebär och vilka förbättringsmetoder man förväntades komma att använda. Underlaget har inhämtats med hjälp av två olika metoder. Först togs svaren fram i form av grupparbeten, och därefter värderades dessa individuellt med hjälp av tre olika enkättyper. En sammanställning av de sex viktigaste motivationsfaktorerna ger; 1. Förenklar mitt eget arbete och gör det lättare, 2. Man kan förbättra den egna arbetsmiljön och säkerheten, 3 Större möjligheter att vara delaktig och påverka den egna situationen, 4 Tryggare anställning genom att företaget blir mer konkurrenskraftigt, 5. Man kan få mer pengar i form av förslagsbelöningar eller bonussystem, 6. Det är roligt att se egna förbättringar genomförda. Studien visar framför allt att de yttre motivationsfaktorerna ansågs mest motiverande. Det som anses mest motiverande i förbättringsarbetet är att kunna förenkla sitt eget arbete. Till detta kan också läggas att påverka sin arbetsmiljö positivt. Det upplevs också som motiverande i sig att få påverka och genomföra förbättringar, och framför allt anses det stimulerande att få göra detta i grupper och snabbt se resultaten. Å andra sidan upplevs det som mycket demotiverande om förslagen inte genomförs, speciellt om ingen rimlig förklaring till detta avges.